Wer in einem anderen EU-Land lebt, wird bei der Anerkennung von Geburts- oder Heiratsurkunden oft mit diversen Verwaltungshürden konfrontiert. Mit der vom Europäischen Parlament  angenommenen neuen Regelung werden die Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit öffentlichen Urkunden seit dem 16. Februar 2019 vereinfacht.

Die Verordnung, die schon am 26. Juli 2016 entstand, umfasst Regelungen und Formalitäten für Bürger, die in einem anderen EU-Land als ihrem Heimatland leben.  Dabei sollen die neuen Bestimmungen diverse Verwaltungsformalitäten und -kosten für die Bürger verringern. Seit dem 16. Februar 2019 werden öffentliche Dokumente, die von einem der EU-Mitgliedstaaten ausgestellt wurden, als verbindlich anerkannt, ohne dass ein Echtheitsvermerk (die sogenannte Apostille) erforderlich ist. Demnach ist es ist nicht mehr notwendig, amtlichen Papiere wie Geburtsurkunde, Notarurkunde, Gerichtsurteile usw., auf die Apostille zu überprüfen.

Dadurch entfällt auch die Verpflichtung, zusammen mit den offiziellen Dokument eine beglaubigte Kopie und eine beglaubigte Übersetzung ihrer öffentlichen Urkunden vorzulegen. Den Bürgerinnen und Bürgern stehen stattdessen auch mehrsprachige Standardformulare in allen EU-Sprachen zur Verfügung, die den öffentlichen Urkunden als Übersetzungshilfe beigefügt werden können, sodass keine Übersetzungen mehr erforderlich sind

Mit dieser Verordnung werden Schutzvorkehrungen gegen betrügerische amtliche Dokumente eingeführt. Hat die empfangende Behörde berechtigte Zweifel an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde, kann sie deren Echtheit bei der ausstellenden Behörde des anderen EU-Mitgliedstaats über eine bestehende IT-Plattform (das Binnenmarkt-Informationssystem, IMI) prüfen.

Die neue EU-Verordnung gilt für folgende Fälle:

  • Öffentliche Dokumente, die von Behörden in Drittländern ausgestellt wurden.
  • Authentische Kopien von Dokumenten in einem EU-Mitgliedstaat
  • Im Falle der Anerkennung  in einem Mitgliedstaat in Bezug auf den Inhalt öffentlicher Dokumente, die von einem anderen EU-Mitgliedstaat ausgestellt wurden

Die Mitgliedstaaten haben ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der Verordnung zweieinhalb Jahre Zeit, um alle Maßnahmen zu ergreifen, die für eine reibungslose Anwendung der Verordnung nach Ablauf dieser Frist erforderlich sind.